Ein Sponsoring-Bericht sollte erklären, was die Partnerschaft erreicht hat und was als Nächstes ansteht. Gescannte Badges liefern nützliche Betriebsdaten, belegen aber allein weder passende Zielgruppenkontakte noch wertvolle Geschäftsmöglichkeiten.
Bereiten Sie den Bericht vor der Veranstaltung vor und vereinbaren Sie Ziele, Definitionen und Verantwortlichkeiten. Dieselbe Struktur kann dann Recherche, Standgespräche und das Follow-up nach der Veranstaltung leiten.
Das Ziel des Sponsors vereinbaren
Sponsoren erwarten unterschiedliche Ergebnisse. Manche suchen Produktvorführungen für eine bestimmte Zielgruppe, andere Partnerkontakte oder mehr Bekanntheit in einer Fachcommunity. Halten Sie das Ziel fest und wählen Sie passende Messgrößen.
Jede Stufe vor der Datenerhebung definieren
- Kontakt: eine Person, deren Angaben erfasst wurden.
- Relevantes Gespräch: ein Austausch, der die vereinbarten Zielgruppen- und Themenkriterien erfüllt.
- Vereinbarter nächster Schritt: eine konkrete, im Gespräch akzeptierte Handlung.
- Verkaufschance: ein Datensatz, der den Qualifizierungsprozess des Sponsors erfüllt.
Dies sind vorgeschlagene Arbeitsdefinitionen. Stimmen Sie sie gemeinsam ab, statt eine universelle Lead-Definition vorzugeben. Trennen Sie Mehrfachscans von eindeutigen Kontakten, damit wiederholte Aktivität die Zahlen nicht erhöht.
Kontext zeitnah erfassen
Geben Sie dem Standteam ein kurzes Notizschema: Thema, Bedarf, vereinbarte Handlung und verantwortliche Person. Eine hilfreiche Kurznotiz ist besser als ein langes, ungenutztes Formular. Erfassen Sie nur benötigte Informationen und erklären Sie deren Verwendung.
Die Lead-Erfassung für Sponsoren von DigiMeet hilft, Kontakte und Gesprächskontext zusammenzuhalten. Testen Sie vorab die Übergabe an die Personen, die sich um das Follow-up kümmern.
Wenige verständliche Kennzahlen verwenden
Berichten Sie eindeutige Kontakte, relevante Gespräche, durchgeführte Treffen und vereinbarte nächste Schritte. Nennen Sie Zeitraum und Verantwortliche für die Aktualisierung. Erläutern Sie fehlende Daten oder geänderte Definitionen.
Ein Rechenbeispiel: Ein Sponsor gibt 6.000 Pfund aus und erfasst 30 Kontakte, die seine vereinbarten Kriterien erfüllen. Die Kosten pro qualifiziertem Kontakt betragen 200 Pfund. Das beschreibt Akquisekosten, ist jedoch keine finanzielle ROI-Berechnung und belegt keinen erzielten Umsatz.
Für einen späteren finanziellen ROI müssen Kostenumfang, zurechenbarer Ertrag und Messzeitraum zunächst vereinbart werden. Kennzeichnen Sie beeinflusste Verkaufschancen getrennt von realisiertem Umsatz. Mehrere Berührungspunkte können zu einem Abschluss beitragen; schreiben Sie daher nicht alle späteren Verkäufe allein der Veranstaltung zu.
Den Bericht mit dem Follow-up verbinden
Ordnen Sie jeder Handlung eine verantwortliche Person und einen Termin zu. Besprechen Sie offene Aufgaben nach der Veranstaltung mit dem Sponsor. Ein hilfreicher Bericht zeigt, welche Vorstellungen nachverfolgt werden müssen, welche Treffen stattgefunden haben und welche Ergebnisse noch nicht beurteilt werden können.
Für die künftige Sponsorengewinnung hilft SponsorMatch, passende Unternehmen und Ansprechpersonen zu finden, Kampagnen zu personalisieren und Follow-ups zu automatisieren. Nutzen Sie die Erkenntnisse zur Zielgruppenpassung für die nächste Suche.
Mit Entscheidungen für die nächste Ausgabe abschließen
Welche Zielgruppen führten zu hilfreichen Gesprächen? Unterstützte das Angebot das Sponsorenziel? Was sollte sich ändern? Empfehlen Sie konkrete Anpassungen, etwa bessere Termine, klarere Standbotschaften oder vollständigere Profile. Verbinden Sie den Bericht mit einem stärkeren Networking-Plan, statt lediglich mehr Besucher zu versprechen.