Un informe de patrocinio debe explicar qué aportó la colaboración y qué debe ocurrir después. Una lista de acreditaciones escaneadas es información operativa útil, pero no demuestra por sí sola que el patrocinador haya encontrado al público adecuado o generado oportunidades relevantes.
Prepara el informe antes del evento acordando objetivos, definiciones y responsabilidades. La misma estructura puede orientar la búsqueda, las conversaciones en el stand y el seguimiento posterior.
Acuerda el objetivo del patrocinador
Cada patrocinador busca resultados diferentes. Uno puede querer demostraciones para un público concreto; otro, presentaciones a socios o notoriedad dentro de una comunidad profesional. Anota el objetivo en el plan de informes y elige indicadores que lo reflejen.
Define cada etapa antes de recoger datos
- Contacto: persona cuyos datos se han recogido.
- Conversación relevante: interacción que cumple los criterios de público y tema acordados.
- Siguiente paso acordado: acción concreta aceptada durante la conversación.
- Oportunidad: registro aceptado según el proceso de cualificación comercial del patrocinador.
Son definiciones de trabajo propuestas. Acuérdalas con el patrocinador en lugar de imponer una definición universal de lead. Separa escaneos duplicados de contactos únicos para no inflar las cifras con actividad repetida.
Recoge el contexto mientras está reciente
Proporciona al personal del stand un formato breve: tema, necesidad, acción acordada y responsable del seguimiento. Una nota útil es mejor que un formulario largo que nadie completa. Registra solo la información necesaria y explica cómo se utilizarán los datos de contacto.
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Utiliza pocos indicadores, fáciles de interpretar
Presenta contactos únicos, conversaciones relevantes, reuniones celebradas y siguientes pasos acordados. Indica el periodo y el responsable de actualizar cada medida. Explica los datos que faltan o los cambios de definición.
Como ejemplo ilustrativo, si un patrocinador gasta 6000 libras y obtiene 30 contactos que cumplen los criterios acordados, el coste por contacto cualificado es de 200 libras. Este cálculo describe el coste de adquisición; no calcula el retorno financiero de la inversión ni demuestra ingresos generados.
Si después se mide el ROI financiero, acuerda primero qué costes se incluyen, qué retorno se atribuye y durante qué periodo. Distingue las oportunidades comerciales influidas de los ingresos realizados. Una oportunidad puede tener varios puntos de contacto, por lo que no deben atribuirse todas las ventas posteriores únicamente al evento.
Conecta el informe con el seguimiento
Asigna a cada acción un responsable y una fecha prevista. Revisa con el patrocinador las acciones pendientes después del evento. El informe debe aclarar qué presentaciones necesitan atención, qué reuniones se celebraron y qué resultados aún es pronto para evaluar.
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Termina con decisiones para la próxima edición
Pregunta qué segmentos generaron conversaciones útiles, si el paquete de patrocinio respaldó su objetivo y qué debe cambiar. Propón mejoras concretas: un horario más adecuado, mensajes más claros en el stand o perfiles más completos. Combina el informe con un plan de networking más sólido, en lugar de prometer solo más visitantes.